Jelenleg a legtöbbet használt levelezőprogram – legalábbis Windows környezetben – az Outlook. Ennek ellenére sokan nem igazán ismerik és nincs tudomásuk számos hasznos funkciójáról sem. Az egyik ilyen funkció a „Szabályok és értesítések…”(Rules and Alerts), melyet az „Eszközök”(Tools) menüpont alatt találunk. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy beérkező leveleink ne ömlesztve jelenjenek meg a „Beérkezett üzenetek” mappában hanem akár feladó, téma, és egyéb szempontok szerint automatikusan szortírozásra kerüljenek.
 
A dolog roppant egyszerü. Miután rákattintottunk a szabályok menüpontra egy új ablak jelenik meg, melynek bal felső részén találunk egy „Új szabály” ikont. Erre kattintva egy varázsló végigvezet bennünket a szabály kialakításán, és sorban megadhatjuk a rendezési feltételeinket. Elsőnek azt kell megadnunk, hogy milyen ismertetőjelet vagy jeleket figyeljen a program a beérkező levelekben. Utána pedig csak kiválasztjuk hova legyen áthelyezve az adott típusú levél, esetleg automatikusan töröltethetünk bizonyos feladóktól érkezőket, vagy megjelölhetjük a leveleket. Ha azonban a „Teljesen új szabály” pontot választjuk három fő lépésben a részletekbe menőkig saját igényeinknek megfelelő szabályokat alakíthatunk ki.
 
Az egyes szabálypontokra nem térnénk ki lévén igen sok beállítás lehetséges, így amennyiben valakinek további kérdése van, esetleg elakadt valahol írjon az [%A=mailto:info@itextreme.hu%]info@itextreme.hu[%A%] címre.
 
Az szabályok használatával nem jelent gondot a naponta érkező hatalma levélhalmaz áttekintése, mivel a levelek szortírozva, mappákba rendezve és tetszésünk szerint szürve rendeződnek úgy ahogy azt mi beállítottuk.